Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 18 september 2026

Claire van HR (“Claire”, “wij”, “ons”) vindt de bescherming van persoonsgegevens belangrijk. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we dat doen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt. Deze verklaring geldt voor onze website clairevanhr.nl en voor het gebruik van het Claire-platform.

1. Wie zijn wij?

Claire van HR is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via deze website en in het kader van onze dienstverlening worden verwerkt.

• Naam: Claire van HR
• Adres: Ruimtevaart 24, 3824 MX Amersfoort
• E-mail: contact@clairevanhr.nl
• Telefoon: +31 6 21 55 49 54
• KvK-nummer: TBD
• Btw-nummer: TBD

Heb je een vraag over je privacy of over deze verklaring? Mail dan naar contact@clairevanhr.nl.

2. Twee rollen: verantwoordelijke en verwerker

Het is belangrijk om twee situaties te onderscheiden.

• Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die we zelf verzamelen: bezoekers van onze website, aanvragers van een demo, contact- en nieuwsbriefverzoeken, sollicitanten en contactpersonen bij onze klanten.
• Wij zijn verwerker voor de HR-gegevens die we namens een klant verwerken. Draait Claire op de HR-data van jouw werkgever (bijvoorbeeld uit AFAS), dan is je werkgever verwerkingsverantwoordelijke en bepaalt die het doel en de middelen. Wij verwerken die gegevens uitsluitend in opdracht van je werkgever en op basis van een verwerkersovereenkomst. Wil je als medewerker inzage in of verwijdering van je gegevens? Richt je verzoek dan aan je werkgever; wij verwijzen je naar hen door en verlenen hen medewerking.

3. Welke gegevens verwerken wij?

3.1 Website en contact

Categorie	Voorbeelden	Waarom
Contactgegevens	naam, e-mailadres, telefoonnummer, organisatie, functie	beantwoorden van je vraag, plannen van een demo
Inhoud van je bericht	wat je invult in een formulier of mailt	afhandelen van je verzoek
Technische gegevens	IP-adres, browser- en apparaatgegevens, bezochte pagina’s	beveiliging, foutopsporing en websitestatistieken
Cookiegegevens	zie hoofdstuk 7	functionaliteit, statistieken en marketing

3.2 Klantrelatie

Van klanten en prospects verwerken we contactgegevens van contactpersonen, correspondentie, contract- en facturatiegegevens en gegevens over het gebruik van het platform (zoals inloggegevens, auditlogs en supporttickets).

3.3 HR-data in het platform

In opdracht van onze klanten kan Claire persoonsgegevens van hun medewerkers, sollicitanten en oud-medewerkers verwerken, zoals naam, functie, afdeling, contract- en dienstverbandgegevens, verlof- en verzuimgegevens (zonder medische oorzaak), opleidingen, beoordelingen en salaris- of kostengegevens. Welke gegevens precies worden ontsloten, bepaalt de klant zelf met toegangsregels per connector.

Verzuimgegevens kunnen bijzondere persoonsgegevens raken. Claire is zo ingericht dat alleen gegevens worden getoond die de werkgever volgens de AVG en de richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens mag verwerken: wel de duur en frequentie van verzuim, geen medische diagnose.

4. Grondslagen en doelen

Wij verwerken persoonsgegevens alleen als daarvoor een grondslag bestaat:

• Uitvoering van een overeenkomst — het leveren van het platform, support, onboarding en facturatie.
• Gerechtvaardigd belang — beveiliging en misbruikpreventie, verbetering van onze dienstverlening, websitestatistieken en direct contact met zakelijke relaties. We wegen daarbij altijd jouw belang af tegen het onze.
• Toestemming — analytische en marketingcookies, en het toesturen van commerciële e-mail waar de wet dat vereist. Je kunt toestemming altijd intrekken.
• Wettelijke verplichting — onder meer de fiscale bewaarplicht.

We gebruiken je gegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolg. Claire geeft analyses en adviezen; besluiten over medewerkers worden altijd door mensen genomen.

5. Claire, AI en jouw data

Claire beantwoordt vragen over HR-data met behulp van AI-modellen. Daarbij geldt:

• Wij gebruiken de HR-data van klanten niet om AI-modellen te trainen.
• Gegevens worden alleen verwerkt om de vraag te beantwoorden die op dat moment gesteld wordt, binnen de toegangsrechten van de gebruiker.
• Toegangsregels per connector bepalen welke velden Claire mag zien; een medewerker ziet standaard alleen zijn of haar eigen gegevens.
• Elke bevraging wordt vastgelegd in een auditlog, zodat de klant kan zien wie wanneer welke gegevens heeft opgevraagd.

6. Delen met derden

We verkopen je gegevens nooit. We schakelen wel dienstverleners in die namens ons gegevens verwerken, onder een verwerkersovereenkomst:

• Hosting en infrastructuur — Microsoft Azure (EU-regio’s).
• Bronsystemen van de klant — waaronder AFAS, waarmee Claire koppelt in opdracht van de klant.
• AI-modelleveranciers — voor het genereren van antwoorden, zonder gebruik van jouw data voor modeltraining.
• E-mail, support en analytics — voor communicatie, ticketafhandeling en websitestatistieken.

Daarnaast kunnen we gegevens delen met accountants, adviseurs of toezichthouders als de wet ons daartoe verplicht.

Wij streven ernaar persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te verwerken. Vindt er toch een doorgifte buiten de EER plaats, dan gebeurt dat op basis van een adequaatheidsbesluit of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, met aanvullende maatregelen waar nodig.

7. Cookies

Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technieken.

• Noodzakelijke cookies zorgen dat de website werkt en veilig is. Hiervoor is geen toestemming nodig.
• Statistiekcookies helpen ons begrijpen hoe de website gebruikt wordt.
• Marketingcookies worden gebruikt om advertenties relevanter te maken.

Bij je eerste bezoek vragen we via onze cookiebanner om toestemming voor statistiek- en marketingcookies. Je kunt je keuze op elk moment wijzigen of intrekken via de cookie-instellingen op de website. Cookies verwijderen kan ook via de instellingen van je browser.

8. Bewaartermijnen

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig:

Gegevens	Bewaartermijn
Contact- en demo-aanvragen	tot 2 jaar na het laatste contact
Klantadministratie en contracten	tot 7 jaar na afloop van de overeenkomst (fiscale bewaarplicht)
HR-data in het platform	volgens de instructie van de klant; na beëindiging verwijderd of teruggegeven binnen de afgesproken termijn
Auditlogs en beveiligingslogs	tot 12 maanden
Cookiegegevens	volgens de bewaartermijn per cookie, zoals vermeld in de cookiebanner

9. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen, waaronder versleuteling van data onderweg en in rust, tweefactorauthenticatie, toegangsbeheer op basis van rollen, logging en monitoring, periodieke updates en een procedure voor het melden van datalekken. Vermoed je een kwetsbaarheid of een datalek? Meld het via contact@clairevanhr.nl, dan pakken we het direct op.

10. Jouw rechten

Je hebt het recht om:

• je gegevens in te zien;
• onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• je gegevens te laten verwijderen;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
• je gegevens te ontvangen in een gangbaar formaat (dataportabiliteit);
• gegeven toestemming in te trekken, zonder dat dit afdoet aan de rechtmatigheid van de verwerking daarvóór.

Stuur je verzoek naar contact@clairevanhr.nl. We reageren binnen één maand. Om je identiteit vast te stellen kunnen we aanvullende informatie vragen. Gaat je verzoek over HR-data die wij namens je werkgever verwerken, dan verwijzen we je door naar je werkgever.

Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan, dan horen we dat graag eerst zelf. Je hebt daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

11. Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe functionaliteit of gewijzigde wetgeving. De actuele versie staat altijd op clairevanhr.nl/privacyverklaring. Bij ingrijpende wijzigingen informeren we klanten actief.